13 Tipps für eine wirkungsvolle PowerPoint Präsentation

Oft sind es die kleinen Kniffe, die die Arbeit mit PowerPoint vereinfachen und beschleunigen. Wir haben 13 Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.

01 Masterfolien
Nehmen Sie Layoutgestaltungen weitgehend in den Masterfolien vor – hierzu gehören auch die Animationseffekte für Textfolien!

02 Abkürzungen
Nutzen Sie die Autokorrektur für Abkürzungen! Sie stehen in allen Office-Produkten zur Verfügung. Beginnen Sie die Abkürzungen mit dem Zeichen #. So kommen Sie nicht in Konflikt mit existierenden Wörtern. Beispiel #lsa Lohnsteuerjahresausgleich.

03 Tastaturkürzel
In PowerPoint stehen Ihnen eine ganze Reihe nützlicher Tastaturkürzel zur Verfügung, die das Arbeiten erheblich beschleunigen. Die Verwendung von Tastaturkürzeln ist für Maus-Nutzer zwar etwas gewöhnungsbedürftig, aber schon nach kurzer Zeit werden Sie schnelle Tastenkombinationen nicht mehr missen möchten. Die wichtigsten Tastaturkürzel haben wir für Sie zusammengestellt.

04 Zentrale Foliendatei
Verwalten Sie Folien für ähnliche Vorträge in einer Powerpoint-Datei! Gemeinsam verwendete Folien werden dadurch zentral zur Verfügung gestellt. Über die Funktion „Zielgruppenorientierte Präsentation“ können dann die einzelnen Vorträge zusammengestellt werden.

05 Testen, testen, testen
Sprechen Sie die fertige Präsentation einmal komplett durch! Nutzen Sie dabei die Funktion „Neue Einblendzeiten testen“ um einen Überblick über die Vortragzeit zu bekommen!

06 Verpacken für CD / Pack & Go
Erstellen Sie CDs über die Funktion „Verpacken für CD“ aus PowerPoint heraus. Alle nötigen eingebundenen Dateien werden mit gespeichert. Auch der aktuelle Viewer. Das vereinfachte packen funktioniert ab Version 2003 unter der Voraussetzung, daß Windows XP oder höher als Betriebssystem installiert ist. In der Version PowerPoint 2002 heißt die Funktion "Pack and go". Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt, wie sie funktioniert.

07 Notizansichten
Nutzen Sie Notizseitenansicht, um sich zusätzliche Information, die nicht auf der Folie stehen, zu hinterlegen. Das „reine Vorlesen“ der Folien während des Vortrags ist schlechter Präsentationsstil.

08 Handzettel für's Publikum
Stellen Sie Ihrem (firmenexternen) Publikum Unterlagen zur Präsentation in Form der Handzettel oder als PDF-Dateien zur Verfügung (möglichst nicht als Powerpoint-Datei)!

09 Kabellose Maus
Nutzen Sie während der Präsentation eine Funkmaus – so sind Sie während des Vortrags nicht an den Arbeitsplatz gebunden.

10 Zwei Monitore
Lassen Sie die Präsentation auf zwei Bildschirmen laufen. So können Sie auf dem Bildschirm für den Vortragenden die Notizseiten anzeigen lassen oder andere Programme laufen lassen. Funktioniert ab Version 2003 - Voraussetzung ist Windows 2000 SP3 oder höher als Betriebssystem und eine entsprechende Grafikkarte.

11 Schwarzfolie
Drücken Sie Taste B (für black) oder Taste Punkt, wird eine Schwarzfolie eingeblendet (nochmaliges Drücken der Taste oder ein Mausklick, und die Präsentation geht weiter).

12 Weißfolie
Drücken Sie Taste W oder Taste Komma, wird eine Weißfolie eingeblendet (nochmaliges Drücken der Taste oder ein Mausklick, und die Präsentation geht weiter). Diese Technik kann genutzt werden, um während der Präsentation über ein weiteres Wiedergabegerät wie einen Film- oder Diaprojektor Informationen anzeigen zu lassen.

13 Stop & Go
Drücken Sie Taste S (für stop) oder Taste Pluszeichen, wird eine Präsentation mit Einblendzeiten angehalten (nochmaliges Drücken der Taste oder ein Mausklick, und die Präsentation geht weiter).